Tietosuojaseloste: Asiakas- ja sidosryhmärekisteri
Rekisterinpitäjä Kiilto Oy (y-tunnus 2159756-3) jatkossa Kiilto Rekisteriasioita hoitava henkilö Privacy@kiilto.com Rekisterin nimi Asiakas- ja sidosryhmärekisteriHenkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Asiakas- ja sidosryhmärekisteri tietoja käytetään asiakasyritysten yhteyshenkilöiden, potentiaalisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden ja muiden sidosryhmien edustajien henkilötietojen säilyttämiseen, asiakas- tai yhteistyösuhteen luomiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen, palveluiden toteuttamiseen, liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen, viestintään, markkinointia ja muuta vastaavaa toimintaa tai yhteydenottoja varten. Yksi tai useampi käyttötarkoitus voi päteä samanaikaisesti.
Kiilto lähettää tietoja tuotteista ja palveluista nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille. Voimme myös lähettää markkinointisähköpostia henkilöille, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa ostaa Kiillon tuotteita tai palveluja tai joiden uskomme muutoin olevan kiinnostuneita Kiillon tuotteista tai palveluista. Oikeusperuste on oikeutettu etu. Kiillolla on oikeus elinkeinovapauteen kuten oikeus hoitaa asiakassuhteitaan, edistää ja kehittää liiketoimintaansa ja markkinoida tuotteitaan ja palveluitaan. Henkilötietojen käsittely tavanomaisen viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseksi on tarpeen em. edun saavuttamiseksi ja rekisteröidyn yksityisyyteen puututaan vähimmin mahdollisin tavoin.
Jos henkilö kieltää markkinoinnin tai peruuttaa suostumuksensa markkinointiin, emme enää käytä henkilötietoja tähän tarkoitukseen. Jos tietoja ei tarvita mihinkään muuhun tarkoitukseen (esim. asiakassuhteen ylläpitämiseen, sopimukseen perustuvien oikeuksien käyttämiseen ja velvoitteiden täyttämiseen), poistamme tiedot viipymättä.
Rekisterin tietosisältö ja säilytysaika Rekisteri voi sisältää mm. seuraavia tietoja - perustiedot kuten nimi, titteli tai asema, osoite, sähköpostiosoite - työnantajan nimi ja osoite, nettisivujen osoite, - asiakkuuteen liittyvät tiedot kuten esimerkiksi palaute, yhteydenotot ja tapaamiset Tietoja säilytettään niin kauan kun henkilön työnantajalla ja Kiillolla on asiakas- tai yhteistyösuhde tai Kiilto pitää kyseistä yritystä potentiaalisena asiakkaanaan/yhteistyökumppaninaan.Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan henkilöltä itseltään esimerkiksi tapaamisten yhteydessä, käyntikorteista ja sähköpostiviestinnästä. Lisäksi tietoja voidaan saada lehdistä, julkaisuista, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä, ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ja vastaavista rekistereistä ja lähteistä, kollegoilta sekä seminaareissa ja toimialaan liittyvissä tapaamisissa.
Kiilto huolehtii säännöllisesti rekisterin päivittämisestä ja tarpeettomien tietojen poistamisesta rekisteristä. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- ja muilta vastaavia palveluja tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kiilto käyttää säännöllisesti tietojen käsittelytehtävien toteuttamisessa omaan lukuunsa alihankkijoita. Tiedon vastaanottaja on rekisterinpitäjän lisäksi konsernin emoyhtiö Kiilto Family Oy. Kiilto käyttää alihankkijoita jotka käsittelevät henkilötietoja vain osallistuakseen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Tietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille esimerkiksi järjestettäessä yhteisiä koulutustilaisuuksia.Rekisteröidyn oikeudet Tarkastus- ja oikaisuoikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisterissä on tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja, ja tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, täydennettävää tai poistettavaa, rekisteröity voi esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Kielto-oikeus ja oikeus peruuttaa suostumus Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn. Edellä mainituissa asioissa rekisteröity voi olla yhteydessä postitse kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetulle.Rekisterin suojauksen periaatteet Asiakas- ja sidosryhmärekisteri tietojenkäyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla työnsä puolesta on tarve käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana tietokantoihin. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa joihin pääsevät vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
