Andmekaitse eeskiri: kliendi- ja huvirühmaregister
Vastutav töötleja: Kiilto Oy, rg-kood 2159756-3, edaspidi: Kiilto
Registrit pidav isik: Privacy@kiilto.com
Registri nimi: kliendi- ja huvirühmaregister
Isikuandmete töötlemise eesmärk ja õiguslik alus
Kliendi- ja huvirühmaregistri teavet kasutatakse klientettevõtete kontaktisikute, võimalike klientettevõtete kontaktisikute ning muude huvirühmade esindajate isikuandmete säilitamiseks; kliendi- ja huvirühmasuhete loomiseks, hoidmiseks ning arendamiseks; teenuste osutamiseks; äritegevuse planeerimiseks ja arendamiseks; kommunikatsiooniks; turundamiseks ning muuks vastavasisuliseks tegevuseks või ühenduse võtmiseks. Ühel ajal võib kehtida üks kasutusotstarve või ka mitu.
Kiilto edastab toodete ja teenuste kohta teavet olemasolevatele ning võimalikele klientidele. Võime saata turundusmeile ka isikutele, kes on väljendanud huvi Kiilto toodete või teenuste soetamise vastu või keda me peame muul moel Kiilto toodetest või teenustest huvitatuks. Õiguslik alus on õigustatud huvi. Kiiltol on õigus tegevusvabadusele, s.t kliendisuhete hoidmisele, äritegevuse elluviimisele ja arendamisele ning toodete ja teenuste turundamisele. Isikuandmete töötlemine tavapärase kommunikatsiooni ja turunduse elluviimiseks on vajalik eelmainitud huvi saavutamiseks ning andmesubjekti privaatsusesse sekkutakse vähimal võimalikul moel.
Kui isik keelab turundustegevuse või võtab oma sellesisulise nõusoleku tagasi, siis me ei kasuta tema isikuandmeid enam sellel eesmärgil. Kui andmeid ei vajata mõneks muuks otstarbeks (nt kliendisuhte hoidmine, lepingujärgsete õiguste kasutamine ja kohustuste täitmine), hävitame andmed viivitamata.
Registriandmed ja nende säilitusaeg: register võib sisaldada mh järgmisi andmeid: põhiandmed, nagu nimi, tiitel või positsioon, aadress, meiliaadress; tööandja nimi ja aadress, veebilehe aadress; kliendisuhtega seotud andmed, nagu tagasiside, ühenduse võtmised ja kohtumised. Andmeid säilitatakse seni, kuni isiku tööandjal ja Kiiltol on kliendi- või koostöösuhe ning Kiilto peab seda ettevõtet oma võimalikuks kliendiks/koostööpartneriks.
Tavapärased andmeallikad: andmed hangitakse isiku enese käest nt kohtumise, visiitkaardi ja meilisuhtluse kaudu. Lisaks võidakse koguda andmeid ajalehtedest, väljaannetest, üldkättesaadavatest internetiallikatest, ettevõttevälistelt teenuseosutajatelt ja vastavatest registritest ning allikatest, kolleegidelt seminaride ja tegevusala kokkusaamiste käigus.
Kiilto kannab hoolt registri korrapärase uuendamise ja ebavajalike andmete hävitamise eest. Isikuandmeid võidakse koguda, talletada ja uuendada ka aadressi-, uuendus- ja muid vastavaid teenuseid pakkuvatelt registripidajatelt.
Andmete korrakohane loovutamine ja edastamine väljapoole Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda: andmeid ei loovutata ega edastata tavapäraselt väljapoole Euroopa Liitu ega Euroopa Majanduspiirkonda. Kiilto kasutab andmete töötlustoimingute tegemiseks korrapäraselt enda nimel allhankijaid. Andmesaaja on lisaks vastutavale töötlejale kontserni emaettevõte Kiilto Family Oy. Kiilto kasutab allhankijaid, kes töötlevad isikuandmeid ainult siinses eeskirjas kirjeldatud kasutusotstarbe võimaldamiseks. Andmeid võidakse avaldada koostööpartneritele (nt ühiste koolituste korraldamisel).
Andmesubjekti õigused. Kontrollimis- ja parandusõigus: andmesubjektil on õigus saada teada, milliseid andmeid tema kohta isikuandmete registris leidub või ei leidu ning kontrollida tema kohta salvestatud andmeid. Kontrollimisõiguse kasutamiseks tuleb pöörduda kirjalikult ja allkirjastatult 1. punktis märgitud aadressile. Kui registreeritud andmetes leidub vigu, neid on vaja täiendada või kustutada, võib andmesubjekt esitada 2. punktis mainitud vastutavale isikule vea parandamise palve. Keelamisõigus ja õigus nõusolek tagasi võtta: andmesubjektil on õigus keelata vastutaval töötlejal kasutada teda puudutavaid andmeid otseturunduse, kaugmüügi ja muu otseturunduse ning turu- ja arvamusuuringute jaoks. Andmesubjektil on ka õigus andmete töötlemise nõusolek tagasi võtta. Eelmainitud asjus saab andmesubjekt pöörduda 2. punktis mainitud aadressile. Järelevalveasutusele kaebuse esitamise õigus: andmesubjektil on õigus esitada isikuandmete töötlemise kohta järelevalveasutusele kaebus.
Registrikaitse põhimõtted: kliendi- ja huvirühmaregistri andmeid on lubatud kasutada üksnes neil vastutava töötleja töötajatel, kel on selleks töö poolest vajadus. Igal kasutajal on andmebaasi jaoks oma kasutajatunnus ja parool. Tööruumides liikumist jälgitakse pääsulubade abil. Andmed koondatakse andmebaasidesse, mis on kaitstud tulemüüride, paroolide ja muude tehniliste abinõudega. Andmebaasid ja nende varukoopiad asuvad lukustatud ruumides, kuhu pääsevad vaid eelmainitud isikud.
